Tablas Kanban, ¿Qué son? y ¿Cuál es su origen?

TRIVIA – Kanban, también escrito “ kamban ” en japonés, se traduce como “Billboard” (“letrero” en chino) que indica “capacidad disponible (para trabajar)”. Kanban es un concepto relacionado con la producción ajustada y justo a tiempo (JIT), donde se utiliza como un sistema de programación que le indica qué producir, cuándo producirlo y cuánto producir. 

Aprenda los conceptos básicos de Kanban:

se originó Kanban? – Una breve historia sobre Kanban

Todo comenzó a principios de la década de 1940. El primer sistema Kanban fue desarrollado por  Taiichi Ohno (ingeniero industrial y empresario) para Toyota Automotive en Japón. Fue creado como un sistema de planificación simple, cuyo objetivo era controlar y gestionar el trabajo y el inventario en cada etapa de la producción de manera óptima.

Una razón clave para el desarrollo de Kanban fue la inadecuada productividad y eficiencia de  Toyota en  comparación con sus rivales automotrices estadounidenses. Con Kanban, Toyota logró un sistema de control de producción justo a tiempo flexible y eficiente que aumentó la productividad al tiempo que reducía el costoso inventario de materias primas, materiales semiacabados y productos terminados.

Un  sistema Kanban  controla idealmente toda la cadena de valor desde el proveedor hasta el consumidor final. De esta manera, ayuda a evitar la interrupción del suministro y el exceso de existencias de productos en varias etapas del proceso de fabricación. Kanban requiere un seguimiento continuo del proceso. Se debe prestar especial atención para evitar cuellos de botella que podrían ralentizar el proceso de producción. El objetivo es lograr un mayor rendimiento con menores plazos de entrega. Con el tiempo, Kanban se ha convertido en una forma eficiente en una variedad de sistemas de producción.

“Los dos pilares del sistema de producción de Toyota son el justo a tiempo y la automatización con un toque humano o la autonomía”. – David J. Anderson

¿Qué es el método Kanban?

Si bien Taiichi Ohno introdujo kanban en la industria manufacturera, fue David J. Anderson quien fue el primero en aplicar el concepto a TI, desarrollo de software y trabajo de conocimiento en general en el año 2004. David se basó en los trabajos de Taiichi Ohno, Eli Goldratt, Edward Demmings, Peter Drucker y otros para definir el  Método Kanban , con conceptos como sistemas de extracción, teoría de colas y flujo. Su primer libro sobre Kanban,  “Kanban: cambio evolutivo exitoso para su negocio de tecnología” , publicado en 2010, es la definición más completa del método Kanban para el trabajo del conocimiento.

El método Kanban es un proceso para mejorar gradualmente cualquier cosa que haga, ya sea desarrollo de software, TI / operaciones, personal, contratación, marketing y ventas, adquisiciones, etc. De hecho, casi cualquier función comercial puede beneficiarse de la aplicación de los principios de Kanban. Metodología.

¡El cuerpo de conocimiento Kanban se ha abstraído y se ha beneficiado de los trabajos de varios líderes de pensamiento desde que se escribió el libro original! Personas como Don Reinertsen (autor de Principles of Product Development Flow), Jim Benson (pionero de Personal Kanban ) y varios otros.

Kanban no es una metodología de ciclo de vida de desarrollo de software ni un enfoque para la gestión de proyectos. Requiere que algún proceso ya esté implementado para que Kanban pueda aplicarse para cambiar gradualmente el proceso subyacente. – DJA

Principios y prácticas de Kanban

El Método Kanban sigue un conjunto de principios y prácticas para gestionar y mejorar el flujo de trabajo. Es un método evolutivo y no disruptivo que promueve mejoras graduales en los procesos de una organización. Si sigue estos principios y prácticas, podrá utilizar Kanban con éxito para maximizar los beneficios de su proceso comercial: mejorar el flujo, reducir el tiempo de ciclo , aumentar el valor para el cliente, con mayor previsibilidad, todo lo cual es crucial para cualquier negocio. hoy.

Los cuatro principios fundamentales y las seis prácticas básicas de la metodología Kanban se proporcionan a continuación:

4 principios fundamentales:

1. Empiece con lo que está haciendo ahora
2. Acepta perseguir un cambio evolutivo incremental
3. Inicialmente, respete los roles, responsabilidades y títulos de trabajo actuales.
4. Fomentar actos de liderazgo en todos los niveles.

• Comience con lo que está haciendo ahora:  el método Kanban (en lo sucesivo, solo Kanban) enfatiza enérgicamente no realizar ningún cambio en su configuración / proceso existente de inmediato. Kanban debe aplicarse directamente al flujo de trabajo actual. Cualquier cambio necesario puede ocurrir gradualmente durante un período de tiempo a un ritmo con el que el equipo se sienta cómodo.

• Acepta buscar cambios progresivos y progresivos:  Kanban te anima a realizar pequeños cambios incrementales en lugar de hacer cambios radicales que puedan generar resistencia dentro del equipo y la organización.

• Inicialmente, respete los roles, responsabilidades y títulos de trabajo actuales: a  diferencia de otros métodos, Kanban no impone ningún cambio organizacional por sí mismo. Por lo tanto, no es necesario realizar cambios en sus roles y funciones existentes que pueden estar funcionando bien. El equipo identificará e implementará en colaboración los cambios necesarios. Estos tres principios ayudan a las organizaciones a superar la típica resistencia emocional y el miedo al cambio que suelen acompañar a cualquier iniciativa de cambio en una organización.

• Fomentar los actos de liderazgo en todos los niveles:  Kanban fomenta la mejora continua en todos los niveles de la organización y dice que los actos de liderazgo no tienen que originarse únicamente en los altos directivos. Las personas de todos los niveles pueden aportar ideas y mostrar liderazgo para implementar cambios para mejorar continuamente la forma en que entregan sus productos y servicios.

“¡Pedirle a la gente que cambie su comportamiento es difícil!” – David J. Anderson

TRIVIA – Un gran ejemplo de un sistema Kanban se utiliza hoy en día en los jardines del Palacio Imperial de Tokio en Japón. El personal aquí utiliza un método infalible para limitar el flujo de visitantes. Cada visitante recibe una tarjeta plástica en la entrada, la cual debe ser devuelta al salir del jardín. Debido a que la cantidad total de tarjetas es significativamente limitada, solo un número limitado de visitantes puede pasear por el palacio en un momento determinado. Los nuevos visitantes deben esperar en la fila hasta que la siguiente tarjeta / ranura esté disponible. El acceso al palacio es gratuito, pero solo se concede si las tarjetas preasignadas están disponibles.

1. Visualiza el flujo de trabajo
2. Limitar WIP (trabajo en progreso)
3. Administrar flujo
4. Hacer explícitas las políticas de proceso
5. Implementar bucles de retroalimentación
6. Mejorar colaborativamente, evolucionar experimentalmente

• Visualizar el flujo de trabajo:  este es el primer paso fundamental para adoptar e implementar el Método Kanban. Necesita visualizar, ya sea en un tablero físico o en un tablero Kanban electrónico , los pasos del proceso que utiliza actualmente para entregar su trabajo o sus servicios. Dependiendo de la complejidad de su proceso y su combinación de trabajo (los diferentes tipos de elementos de trabajo en los que trabaja y entrega), su tablero Kanban puede ser muy simple o muy elaborado. Una vez que visualice su proceso, podrá visualizar el trabajo actual que usted y su equipo están haciendo.

Esto puede ser en forma de adhesivos o tarjetas con diferentes colores para indicar diferentes clases de servicio o podría ser simplemente el diferente tipo de elementos de trabajo. (¡En SwiftKanban , los colores significan los diferentes tipos de elementos de trabajo!) Si cree que puede ser útil, su tablero Kanban puede tener diferentes carriles de natación, uno para cada clase de servicio o para cada tipo de elemento de trabajo. Sin embargo, inicialmente, para simplificar las cosas, también podría tener un solo carril para administrar todo su trabajo, y hacer cualquier rediseño de la tabla más adelante.

• Límite WIP (trabajo en progreso):Limitar el trabajo en curso (WIP) es fundamental para implementar Kanban, un ‘sistema de extracción’. Al limitar el WIP, alienta a su equipo a completar el trabajo que tiene entre manos primero antes de comenzar con un nuevo trabajo. Por lo tanto, el trabajo actualmente en progreso debe completarse y marcarse como completado. Esto crea capacidad en el sistema, por lo que el equipo puede incorporar nuevos trabajos. Inicialmente, puede que no sea fácil decidir cuáles deberían ser sus límites de WIP. De hecho, puede comenzar sin límites de WIP. El gran Don Reinertsen sugiere (lo hizo en una de las conferencias Lean Kanban) que puede comenzar sin límites de WIP y simplemente observar el trabajo inicial en progreso a medida que su equipo comienza a usar Kanban. Una vez que tenga suficientes datos, defina los límites de WIP para cada etapa del flujo de trabajo (cada columna de su tablero Kanban) como igual a la mitad del WIP promedio.

Por lo general, muchos equipos comienzan con un límite de trabajo en curso de 1 a 1,5 veces la cantidad de personas que trabajan en una etapa específica. Limitar el WIP y poner los límites de WIP en cada columna del tablero no solo ayuda a los miembros del equipo a terminar primero lo que están haciendo antes de comenzar con cosas nuevas, sino que también les comunica al cliente y a otras partes interesadas que hay una capacidad limitada para hacer el trabajo para cualquier equipo – y necesitan planificar cuidadosamente qué trabajo le piden al equipo que haga.

“Un efecto secundario interesante de los sistemas pull es que limitan el trabajo en progreso (WIP) a una cantidad acordada” – David J. Anderson

• Administrar el flujo: administrar y mejorar el flujo es el quid de su sistema Kanban después de haber implementado las 2 primeras prácticas. Un sistema Kanban lo ayuda a administrar el flujo al resaltar las diversas etapas del flujo de trabajo y el estado del trabajo en cada etapa. Dependiendo de qué tan bien se defina el flujo de trabajo y se establezcan los límites de WIP, observará un flujo uniforme dentro de los límites de WIP o el trabajo se acumulará a medida que algo se detiene y comienza a mantener la capacidad. Todo esto afecta la rapidez con que el trabajo atraviesa desde el principio hasta el final del flujo de trabajo (algunas personas lo llaman flujo de valor). Kanban ayuda a su equipo a analizar el sistema y realizar ajustes para mejorar el flujo a fin de reducir el tiempo que lleva completar cada trabajo.

Un aspecto clave de este proceso de observar su trabajo y resolver / eliminar cuellos de botella es mirar las etapas intermedias de espera (las etapas intermedias Terminado) y ver cuánto tiempo permanecen los elementos de trabajo en estas “etapas de transferencia”. Como aprenderá, reducir el tiempo empleado en estas etapas de espera es clave para reducir el tiempo de ciclo. A medida que mejora el flujo, la entrega del trabajo de su equipo se vuelve más fluida y predecible. A medida que se vuelve más predecible, le resulta más fácil hacer compromisos confiables con su cliente sobre cuándo terminará cualquier trabajo que esté haciendo para ellos. ¡Mejorar su capacidad para pronosticar los tiempos de finalización de manera confiable es una gran parte de la implementación de un sistema Kanban!

• Haga explícitas las políticas de proceso:Como parte de la visualización de su proceso, también tiene sentido definir y visualizar explícitamente sus políticas (reglas o pautas del proceso) sobre cómo hace el trabajo que hace. Al formular pautas de proceso explícitas, crea una base común para que todos los participantes comprendan cómo realizar cualquier tipo de trabajo en el sistema. Las políticas pueden ser a nivel de tablero, a nivel de carril de natación y para cada columna.Pueden ser una lista de verificación de los pasos a seguir para cada tipo de elemento de trabajo, criterios de entrada y salida para cada columna o cualquier cosa que ayude. los miembros del equipo gestionan bien el flujo de trabajo en el tablero. Ejemplos de políticas explícitas incluyen la definición de cuándo se completa una tarea, la descripción de carriles o columnas individuales, quién tira cuándo, etc. Las políticas deben definirse explícitamente y visualizarse generalmente en la parte superior del tablero y en cada carril y columna.

• Implementar bucles de retroalimentación: los bucles de retroalimentación son una parte integral de cualquier buen sistema. El Método Kanban lo alienta y lo ayuda a implementar ciclos de retroalimentación de varios tipos: revise las etapas en el flujo de trabajo de su tablero Kanban, métricas e informes y una variedad de señales visuales que le brindan retroalimentación continua sobre el progreso del trabajo, o la falta de él, en su sistema. Mientras que el mantra de “¡Falla rápido! ¡Falla a menudo! ” Es posible que muchos equipos no comprendan intuitivamente, la idea de recibir retroalimentación temprano, especialmente si está en el camino equivocado con su trabajo, es crucial para finalmente entregar el trabajo correcto, el producto o servicio correcto al cliente en el menor tiempo posible. . Los bucles de retroalimentación son fundamentales para garantizar eso.

• Mejorar colaborativamente, evolucionar experimentalmente (usando el método científico): El Método Kanban es un proceso de mejora evolutiva. Le ayuda a adoptar pequeños cambios y mejorar gradualmente a un ritmo y tamaño que su equipo puede manejar fácilmente. Fomenta el uso del método científico: usted forma una hipótesis, la prueba y hace cambios dependiendo del resultado de su prueba. Como equipo que implementa los principios Lean / Agile, su tarea clave es evaluar su proceso constantemente y mejorar continuamente según sea necesario y posible.

El impacto de cada cambio que realice se puede observar y medir utilizando las diversas señales que le proporciona su sistema Kanban. Con estas señales, puede evaluar si un cambio lo está ayudando a mejorar o no, y decidir si mantenerlo o probar algo más. Los sistemas Kanban lo ayudan a recopilar muchos de los datos de rendimiento de su sistema, ya sea manualmente, si usa una placa física, o automáticamente, si usa una herramienta como SwiftKanban . Con estos datos y las métricas que le ayudan a generar, puede evaluar fácilmente si su rendimiento está mejorando o disminuyendo, y ajustar su sistema según sea necesario.

Cómo funciona Kanban? – El concepto

Kanban es un sistema de gestión de cambios evolutivos no disruptivos. Esto significa que el proceso existente se mejora en pequeños pasos. Al implementar muchos cambios menores (en lugar de uno grande), se reduce el riesgo para el sistema en general. El enfoque evolutivo de Kanban genera poca o ninguna resistencia en el equipo y las partes interesadas involucradas.

El primer paso en la introducción de Kanban es visualizar el flujo de trabajo. Esto se hace en forma de Tablero Kanban compuesto por una simple pizarra y notas adhesivas o tarjetas. Cada carta del tablero representa una tarea.

En un modelo de tablero Kanban clásico, hay tres columnas, como se muestra en la imagen de arriba:

• “  Tareas “: esta columna enumera las tareas que aún no se han iniciado. (también conocido como “acumulación de trabajos pendientes”)
• “Doing”:  consiste en las tareas que están en progreso.
• “Terminado”:  consta de las tareas que se completan.

Esta simple visualización por sí sola conduce a una gran transparencia sobre la distribución del trabajo, así como los cuellos de botella existentes, si los hubiera. Por supuesto, los tableros Kanban pueden mostrar flujos de trabajo elaborados según la complejidad del flujo de trabajo y la necesidad de visualizar y examinar partes específicas del flujo de trabajo para identificar cuellos de botella y eliminarlos.

El concepto de FLOW

En el núcleo de Kanban está el concepto de “flujo”. Esto significa que las tarjetas deben fluir a través del sistema de la manera más uniforme posible, sin largos tiempos de espera ni bloqueos. Todo lo que obstaculiza el flujo debe ser examinado críticamente. Kanban tiene diferentes técnicas, métricas y modelos, y si estos se aplican de manera consistente, puede conducir a una cultura de mejora continua (kaizen).

El concepto de Flow es fundamental y, al medir las métricas de Flow y trabajar para mejorarlas, puede mejorar drásticamente la velocidad de sus procesos de entrega al tiempo que reduce el tiempo de ciclo y mejora la calidad de sus productos o servicios al obtener comentarios más rápidos de sus clientes, internos o externo.

Estos se tratan con gran detalle en el libro titulado ” Actionable Agile ” de Dan Vacanti.

Límites de Kanban WIP

Un aspecto clave de Kanban es reducir la cantidad de tareas múltiples que la mayoría de los equipos y trabajadores del conocimiento tienden a hacer y, en cambio, alentarlos a “¡Dejen de comenzar! ¡Y comience a terminar! ”, Un mantra acuñado por el Dr. Arne Roock (de www.Software-Kanban.de). WIP – Work-in-Progress – Los límites definidos en cada etapa del flujo de trabajo en un tablero Kanban alientan a los miembros del equipo a terminar el trabajo en curso y solo entonces, retomar el siguiente trabajo.

No fuerce los límites de visualización, transparencia y WIP en ningún departamento que no se ofrezca a colaborar “. – David J. Anderson

Ejemplos de sistemas Kanban

La belleza de Kanban está en su simplicidad. Sin embargo, Kanban no se trata solo de visualizar un proceso en una pizarra (o una pizarra electrónica) y trabajar con adhesivos o tarjetas electrónicas. Como puede ver desde arriba, es mucho más que eso. Realmente se beneficiará de su implementación si aplica todos los principios y prácticas de manera metodológica.

Las tendencias actuales de todo el mundo muestran que Kanban está ganando popularidad y se está utilizando en muchas áreas diferentes, desde pequeñas agencias y nuevas empresas hasta organizaciones tradicionales de todos los tamaños.

Kanban en TI y software

Kanban no es un desarrollo de software o una metodología de gestión de proyectos ; David lo deja muy claro en su ‘Libro azul’. Kanban no dice nada sobre cómo se debe desarrollar un software. Ni siquiera dice nada sobre cómo se deben planificar e implementar los proyectos de software. Por lo tanto, Kanban no es un marco de gestión como Scrum . En cambio, el propósito de Kanban es mejorar continuamente el propio proceso de trabajo.

Kanban se utilizó en las operaciones de desarrollo de software de Microsoft en 2004. Desde entonces, Kanban se ha adoptado con entusiasmo en los equipos de TI, operaciones, DevOps y aplicaciones / software.

La belleza de Kanban es que se puede aplicar a cualquier proceso o metodología. Ya sea que esté utilizando métodos ágiles como Scrum, XP y otros, o métodos más tradicionales (cascada, iterativo, etc.), puede aplicar Kanban además de eso para comenzar a mejorar gradualmente sus procesos, reducir el tiempo de ciclo y mejorar su flujo. En el proceso, se encontrará en el camino hacia la entrega continua de funciones, productos o servicios.

Kanban en software Lean / Agile / desarrollo de productos

Los equipos de desarrollo de software de aplicaciones y productos tecnológicos han adoptado Kanban como una forma de implementar los principios Lean y Agile. El Método Kanban proporciona a los equipos de tecnología un gran conjunto de principios para visualizar su trabajo, entregar productos y servicios de manera continua y obtener comentarios de los clientes con más frecuencia y con mayor rapidez. En consecuencia, está ayudando a los equipos a llegar al mercado más rápido y con mayor fidelidad a lo que los clientes quieren de esos productos y servicios.

La definición de Kanban en el sector de las tecnologías de la información ha experimentado su propia evolución durante los últimos 3 a 5 años. Hoy en día, Kanban se considera un método que genera agilidad en la gestión y mejora de la prestación de servicios de forma gradual y evolutiva.

Además, el Método Kanban proporciona principios y técnicas importantes para gestionar mejor los compromisos del Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA), entregar productos al mercado justo a tiempo y minimizar el riesgo y el costo de demora. Utilizando conceptos como Clase de servicios, compromiso diferido y compromiso de 2 fases, Kanban ayuda a los clientes y los equipos de entrega a colaborar de manera efectiva y ayuda a garantizar que se trabaje en las cosas correctas en el momento adecuado.

El advenimiento de Upstream Kanban , Portfolio Kanban y Enterprise Services Planning en los últimos años ha proporcionado a las empresas una razón aún mayor para implementar Kanban para lograr agilidad empresarial y un mejor desempeño del mercado.

Kanban como camino alternativo a la agilidad empresarial

El método Kanban le ayuda a mejorar gradualmente la entrega de sus productos y servicios. Lo hace ayudándole a eliminar los cuellos de botella en su sistema, mejorar el flujo y reducir el tiempo del ciclo. Le ayuda a realizar entregas de forma más continua y a obtener comentarios más rápidos para realizar los cambios que pueda necesitar su cliente. Te ayuda a ser más receptivo.

En general, Kanban habilita todos los principios del Manifiesto Ágil y le ayuda a ofrecer productos y servicios que su mercado realmente necesita. Ya sea que esté utilizando Scrum y otras técnicas o metodologías ágiles, Kanban lo ayuda a mejorar sus procesos para un mayor rendimiento de sus equipos y organizaciones.

Kanban más allá del software y la TI

Dadas sus raíces en la fabricación, Kanban también encaja naturalmente en los procesos comerciales que no son de TI, con enormes beneficios para las organizaciones que desean volverse ágiles y ajustadas y entregar productos y servicios de alta calidad de manera receptiva.

Si bien las organizaciones medianas y grandes de productos y servicios, especialmente las empresas de fabricación de alta tecnología, han estado implementando iniciativas Lean / 6-Sigma durante varios años, Kanban habilita todo tipo de empresas y funciones comerciales como recursos humanos, marketing, ventas, adquisiciones, etc. .

Kanban también se está aplicando en contextos tradicionales de gestión de proyectos, como proyectos de construcción e ingeniería. como construcciones y proyectos de ingeniería. Una amplia variedad de organizaciones, compañías de personal, organizaciones de reclutamiento, agencias de publicidad, compañías de seguros y muchas otras buscan Kanban para optimizar sus operaciones,